汇交地质资料电子文件有关问题的探讨

1. 汇交地质资料电子文件有关问题的探讨

江成泽 李新明 赵丽敏
（核工业航测遥感中心）
摘 要 本文对汇交地质资料电子文件的检查验收、开发利用和保管等方面存在的一些问题进行了简要叙述，对地质资料电子文件的制作软件、软件数据接口、汇交与管理提出了初步的建议。
关键词 地质资料电子文件 问题 建议
地质资料电子文件的汇交工作起于 20 世纪 90 年代末期。2002 年，国土资源部印发了《关于开展成果地质资料电子文件汇交工作的通知》（国土资发 [2002]93 号）文件，正式要求汇交电子文件，并初步规范了成果地质资料电子文件的汇交格式；2006 年国土资源部印发了《关于印发〈成果地质资料电子文件汇交格式要求〉的通知》（国土资发 [2006]210 号）文件，进一步规范了电子文件的汇交格式。随着地质工作中计算机技术与信息技术的不断引入，地质工作中应用的软件种类越来越多，汇交资料的内容更加丰富，汇交地质资料的检查验收与管理工作的难度也越来越大。
1 电子文件检查验收中的问题
（1）地质资料电子文件的编制软件种类较多，增加了电子文件检查验收的难度。地质工作的种类较多，包括区域地质调查、矿产地质勘查、地球物理地球化学勘查、地面异常查证、地质科学研究等。由于地质勘查手段的多样性，尤其是地面物化探工作种类的多样性，如地面电法、磁法、地震勘探等，对各种仪器采集的原始数据需要采用不同的专业软件进行处理，其形成的成果数据文件格式各不相同，因而提交成果地质资料时源电子文件的种类较复杂，这给汇交资料电子文件的检查验收带来了较大的难度。因为只有地质资料管理人员掌握了此类电子文件制作软件的基本操作，才能打开电子文件对照纸质图件进行检查验收。目前常用的地质资料电子文件制作的软件种类及文件类型见表 1。
表 1 地质资料图件编制常用软件及数据文件类型


续表


（2）地质资料管理部门的软、硬件配置条件不能满足汇交地质资料电子文件检查验收工作的需要。对于经专业软件处理形成的地质资料电子文件，需要构建相应的软件平台才能对电子文件实施检查。作为地质资料管理部门的档案馆（室），一般情况下不可能配备此类专业软件，因此不能对汇交地质资料电子文件实施真正意义上的检查验收，恐怕只能检查文件是否能够被正常复制以及文件的组织结构是否符合有关规定等。
（3）汇交电子文件的存储介质问题。目前汇交地质资料电子文件的载体除了磁带和磁盘外，大部分都采用了 CD 或 DVD 光盘。磁带和磁盘的质量相对有保障，而光盘的质量则令人担忧。按照国家档案管理的规定，保存电子文件的光盘需要达到相应的国家标准—《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008），市场上销售的光盘质量良莠不齐，对光盘质量进行检测需要有专业的设备。汇交地质资料的基层单位不可能对光盘质量进行检定，因而汇交电子文件的存储介质也应该是汇交电子文件检查验收中需要注意的一个方面。
2 地质资料电子文件开发利用中的问题
地质资料的二次开发利用，是提高地质工作效率、避免勘查投资浪费，以及实现地质资料价值的重要途径。汇交地质资料电子文件，则是地质资料服务于现实工作的重要资源。由于电子文件制作软件的差异以及软件版本的差异，往往导致地质资料电子文件难以利用或者不得不重新编制图件。实际工作中电子文件提供利用存在的问题主要有以下几个方面：
（1）早期汇交的地质资料电子文件因为没有相应的执行标准，导致汇交的质量参差不齐，有些资料汇交内容不完整，给电子文件的利用带来了不便，如 MapGIS 软件编制的图件未汇交子图库等。
（2）原汇交的地质资料电子文件内容齐全，但与新要求采用的图库不一致，重新利用这些地质资料也需要投入较多的工作量。
（3）原汇交地质资料电子文件编制的软件与新要求的软件不同，需要进行数据交换，也给地质工作带来了较大的工作量投入。如采用 AutoCAD 软件编制图件，需要导入 MapGIS 软件中重新编辑，或者MapGIS 与 ArcGIS 软件之间进行数据交换等。
3 地质资料电子文件保管中存在的问题
汇交地质资料电子文件的存储介质与计算机技术的发展相关，目前电子文件的存储介质包括软磁盘（3.5 寸和 5 寸）、磁带（盒式磁带、盘式磁带）、硬磁盘（IDE 接口和 SATA 接口）、移动硬盘、U 盘、磁光盘（MO）、光盘（CD、DVD）等。在实际工作中，对电子文件的保管问题主要有以下两个方面：
（1）存储介质的读取设备淘汰问题。随着计算机技术的发展，许多标准的读取设备如软驱、磁光盘机、ISA 接口的磁带机等已经逐步退出历史舞台，直接利用这些存储介质中的电子文件已经不太现实。因此，地质资料管理人员必须根据计算机发展状况，及时将存储在非通用类介质中的电子文件转储到通用存储介质（如光盘或移动存储介质）中，保障其提供利用服务。
（2）地质资料电子文件的备份问题。目前比较常用、方便数据交换的存储介质包括移动硬盘和光盘。移动硬盘应放在防磁柜中保存，并定期与计算机连接检查，确保数据不被丢失。因为光盘的质量参差不齐，需要对存储电子文件的光盘进行经常性的抽检，并定期进行备份。
4 建议
（1）地质资料管理人员应加强学习，除了地质、物探、档案管理方面的知识外，还应该加强对地质工作中常用软件知识的学习，以提高对地质资料电子文件检查验收的能力，把好检查验收质量关。
（2）制作地质资料电子文件，尽量使用通用、成熟的软件，软件种类尽可能地少一些，并且保持软件的相对稳定性，以利于电子文件的管理与开发利用。
（3）对于专业软件形成的源电子文件，如地震勘探数据处理形成的解释图件（*.cgm），建议一并汇交浏览该文件格式的软件，便于档案管理人员浏览检查。
（4）对于当前地质资料编制中常用的国产优秀地理信息系统软件 MapGIS，建议国土资源部组织相关部门编制全国统一的符号库（SLIB），下发地质勘查单位使用，使全国范围内的地质资料形成统一的制作标准，以提高地质资料的标准化程度。
（5）研究解决地质工作中常用软件（MapGIS、ArcGIS、AutoCAD 等）的数据交换标准接口，提高数据文件的通用性，便于地质资料的二次开发利用。
（6）地质资料管理人员应根据地质资料制作软件的发展现状，及时将早期汇交的地质资料电子文件升级为新版软件的格式，避免因软件版本差异过大而无法正常完成电子文件转换升级情况的发生，提高电子文件的可重用性。
（7）根据计算机技术发展的状况，地质资料管理人员应当及时将非通用设备保存的电子文件转储到目前通用的存储介质（如光盘、移动硬盘等）中，且这些存储介质的质量应有一定的保障，最好是多种类型的存储介质进行备份，以便于电子文件的安全保存和提供利用。
5 结语
以上是汇交地质资料电子文件检查验收、利用和保管工作中的一点认识，错误之处敬请各位读者批评指正。

2. 地调项目成果地质资料电子文档制作汇交的体会及建议

丛润祥　潘敏
（武警黄金地质研究所　廊坊　065000）
摘要　成果地质资料是重要的地质信息资源，电子文档是其重要的组成部分，而电子文档制作是否规范是地质资料成功汇交的一个重要环节。本文结合在成果地质资料汇交工作中的一些体会，根据《成果地质资料电子文件汇交格式要求》（210号文）要求，阐述成果地质资料电子文档制作需注意的3个环节，并提出几点肤浅建议，与大家交流。
关键词　成果地质资料　汇交格式　电子文档
成果地质资料是指“各类地质工作与科学研究项目完成时，按相应技术规范和原项目设计要求，以文字、图、表、多媒体、数据库和软件等形式提供的反映工作成果的一整套科技文件材料”。武警黄金地质研究所作为代表黄金部队承担国土资源大调查项目，深知成果地质资料汇交工作的重要性和责任义务，一直对成果地质资料汇交工作非常重视，组织专门人员及时、依法汇交成果地质资料。笔者通过近几年对成果地质资料电子文档的制作，取得了一些肤浅的认识，与大家共同磋商探讨，为进一步做好成果地质资料电子文档制作汇交奠定基础。
1 成果地质资料电子文档的制作
成果地质资料电子文档的制作需注意以下环节：一是系统、完整收集整理各类资料——基础；二是正确运用成果地质资料电子文档制作浏览系统——核心；三是全面细致检查已生成的电子文档——关键。
1.1 系统、完整收集各类资料
成果地质资料电子文件由8个类别构成：正文类、审批类、附图类、附表类、附件类、数据库和软件类、多媒体类、其他类。为确保资料的完整性，制作电子文档前必须按要求全面收集应汇交的所有文件材料。根据文件形式正确归类，是保证资料顺利汇交的基础。比如对原始地质资料目录登记簿的分类，不同验收单位其归类不同，有的放入附件类，有的放入其他类，我们认为它不是纯粹的管理性文件，而是地质资料信息的一部分，应归入附件类。另外，其他类涉及的文件较杂，如各年度任务书、各年度设计审查意见书、著录表、涉密登记表等要收集齐全。
1.2 正确使用成果地质资料电子文档制作浏览系统
运用成果地质资料电子文档制作浏览系统，将各类资料录入到系统中，是电子文档制作的核心。首先，要按照成果地质资料电子文档制作浏览系统使用手册正确安装ED-Maker 1.0系统；其次，按类将各类文件录入至系统中，并进行编辑，注意审批类文件的顺序、附图类源文件的系统库，尤其是电子文件登记表中电子文档的详细物理特性、主要文件格式；再次是生成电子文档，对于使用Adobe Acrobat Professional7.0软件转换成PDF格式的存档电子文件要编辑。
1.3 全面检查电子文档、录制、汇交
生成的电子文档包括存档电子文件和源电子文件两类，要对其进行全面检查。一是对生成的电子文件登记表进行检查，检查其填写内容的完整性，对缺项、漏项要重新填写后再生成；二是对应电子文件登记表检查电子文档的存档电子文件、源电子文件的对应性，文件的可读、可懂、可复制、可再利用性；三是检查电子文档中的文件与纸质资料的对应性，信息内容的清晰性；四是录制汇交，录制前查杀病毒，确保汇交资料的安全性、完整性和有效性。
2 存在的问题及对今后工作的建议
2.1 部分报告附图偏色
有些应用MAPGIS6.5制作的报告附图，JPEG格式图像存在偏色现象。同为一个文件，由绘图仪打印机输出的纸质附图与显示器显示的JPEG图像颜色匹配性较差，虽然均按“要求”制作，但颜色差别较大。我们认为是由于显示器和输出所用的打印设备有关，显示器色素较多，显示的图像色彩丰富；而不同的打印机配色方案不同，输出的图像颜色也不同。附图纸介质与电子文档色彩上完全一致很难做到，只能选择相近的颜色代替，力求一致。
2.2 国家行业主管部门需进一步统一资料汇交验收标准
如《固体矿产勘查报告格式规定》（DZ/T 0131—94）中规定，固体矿产勘查报告字号有部分要求为小五号，如表格中的文字、文献名称、条文中注、脚注、图注、标注说明等，而国土资发［2006]210号附件《成果电子文件汇交格式要求》又规定文本部分电子文件的编制字号最小不得小于5号字，使电子文档制作存在一定的矛盾。
国家行业主管部门应对电子文档的验收确定一个统一标准，否则汇交工作开展较费力。作为承担地调项目的单位，不但要向大区地调中心汇交资料，同时还要向省矿产主管部门汇交，虽然都按“210号文”验收，但不同的验收人存在不同的验收意见。往往地调中心验收的资料，向其他单位汇交时又会提出不同的意见，且不同的大区中心，对其要求也存在不同，同一份资料其归类属性也不尽相同，因而国家行业主管单位应尽早统一一个验收规范，所有地质资料接收单位按统一标准对地质资料进行接收。避免了汇交单位重复工作，节省人力、物力、财力。
2.3 进一步完善成果地质资料电子文档制作浏览系统
现在使用的成果地质资料电子文档制作浏览系统（ED-Maker 1.0）能快速组织和制作成果地质资料电子文件，并自动生成符合汇交标准的电子文档。但还有一定局限性，需进一步更新完善。
（1）系统能在Windows98,2000,XP平台下运行，但对目前有些平台（如Windos vista）就不能运行。
（2）制作浏览系统目前有12个模块，即正文类、审批类、附图类源文件、附图类存档文件、附表类、附件类、多媒体类、数据库和软件类、其他类、插图文件、电子文件登记表、载体外标签，基本能满足目前电子文档的制作浏览。但若能增加一些现要求汇交的文件模块，如资料涉密情况登记表、著录表等模块，对制作电子文档会更加迅捷。
（3）制作浏览系统可能与其他软件有些冲突，有些电子文件在电子文档生成时会产生一些莫名其妙的错误，如有些大文件的电子文件转换生成PDF文档时，有些插图会重叠，有些文字会缺失等。
3 结束语
2006年1月20日，《国务院关于加强地质工作的决定》（国发［2006]4号发布）明确提出“严格执行地质资料汇交制度，开展地质资料专项清理，推进地质资料的研究开发，充分发挥现有地质资料的作用，避免工作重复和资料浪费”。
地质资料是地质工作成果的重要体现，是广大地质工作者辛勤劳动的结晶和历史记录，是地质工作服务社会的主要载体。作为由国家出资形成的成果地质资料，必须履行汇交规定，按《地质资料管理条例》要求及时汇交成果地质资料，充分发挥地质资料信息共享和社会化服务功能，为地质资料的二次开发和利用提供基础资料。
参考文献
地质资料管理条例.中华人民共和国国务院令第349号
江平.关于成果地质资料汇交的几点体会，第五届全国地质档案资料学术研讨会文集.北京：中国大地出版社.246～248
关于印发《成果地质资料电子文件汇交格式要求》的通知.中华人民共和国国土资源部文件（国土资发［2006]210号）
姚华军.深入学习贯彻《国务院关于加强地质工作的决定》大力推进地质资料开发利用.第五届全国地质档案资料学术研讨会文集.北京：中国大地出版社.3～9

3. 地质资料电子文档的管理与利用

李艳 崔艳荣
（甘肃省国土资源信息中心，兰州730000）
摘要 本文针对地质资料馆日益增多的电子文档的实际情况，从制度、安全等方面论述了管理的重要性及电子文档的利用方式。
关键词 地质资料；电子文档；管理；利用
地质资料是广大地质工作者长期以来在国家大量资金支持下取得的一系列地质、矿产、物化探、测绘、水工环等科技成果，它真实的记录和反映了地质工作者从事地质工作的过程和取得的成果，对今后地质工作的开展和国家经济的发展具有重要的参考价值。随着现代信息技术在地质领域的广泛应用，尤其是国土资源部颁布《图文地质资料扫描数字化规范（试行）》、《成果地质资料电子文件汇交格式》以来，电子文档的汇交已成为一种趋势。电子文档的管理（储存、保护）、利用也成为地质资料管理人员必须面对的新课题、新任务。
1 地质资料电子文档的管理
1.1 完善制度管理
各种技术保障措施可以为网络、计算机、存储设备、应用程序等软硬件系统建立防护体系，但要使它们真正起作用，关键是要建立一整套科学、合理、严格的安全管理制度，从每一个环节堵塞电子数字档案信息安全漏洞，这些环节包括数字档案的形成、处理、传输、积累、整理、组织、归档、保管储存、提供利用等全过程，任何一个环节疏于管理，都可能导致电子文档的丢失或失真。具体管理措施包括：建立档案信息网络和信息安全管理制度、建立电子文档管理人员的管理制度、建立科学的归档制度、建立网络安全保密制度及建立数字档案管理记录系统等。
1.2 安全管理
档案信息安全是确保档案信息内容在生成、存贮、处理、传输和利用整个过程中，保持其真实性、完整性、可靠性和长期可读性（可用性），以及确保档案信息记录方式和记录载体不受任何损坏。
1.2.1 物理安全
物理安全就是保护计算机系统、网络服务器、打印机等硬件实体和通信线路免受自然灾害、人为破坏或搭线攻击；验证用户的身份和权限、防止用户越权操作；抑制和防止电磁泄漏，确保计算机系统有一个良好的电磁兼容工作环境；根据安全管理制度，防止非法进入计算机控制室和避免各种偷窃、破坏活动的发生。
1.2.2 信息加密
信息加密是最可靠的安全保障形式，它可以从根本上满足信息完整性的要求，是一种主动安全防范策略。信息加密的目的是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的安全，确保不宜公开的数字档案的非公开性，在多数情况下信息加密是保证数字档案机密性的唯一方法。
1.2.3 信息载体安全
与纸质档案载体相比，数字档案的载体寿命要短得多，最长也不过三十年，所以在考虑数字档案长期保存的问题时，必须考虑数字信息载体的合理选择和科学保护。目前数字档案记录载体有磁性、光学性、磁光性等几种类型。一般而言，电子档案宜选择只读式或一次写入式光盘（CD R、DVD-R）。对数字档案载体的保护主要要防磁、防尘、防有害气体、防高温和防高湿等。一般保管环境温度控制在14～24℃之间，相对湿度控制在45%～60%之间。由于数字档案载体极易受到环境条件的影响，因此对保存的数字档案载体必须进行定期检测和拷贝，对磁性载体每两年检测一次，光盘四年检测一次；磁性载体上的数字档案四年转存一次，光盘上数字档案十年转录一次。
1.2.4 防病毒
网络病毒是一种具有破坏性的程序，它通过复制自身以传染更多计算机，网络病毒感染一般是从用户工作站开始，而网络服务器是病毒潜在的攻击目标，也是网络病毒潜藏的重要场所。因此，要制定适合本系统的反病毒策略；部署多层防御战略，在尽可能多的“点”采取病毒防护措施；动态更新网络系统、桌面型计算机中的反病毒软件；可以采用无盘工作站、带防病毒芯片的网卡、单机防病毒卡或网络防病毒软件。
1.2.5 档案备份
目前常用的电子档案载体都不够耐久，而且读取电子档案信息技术设备更新换代速度较快，所以保存在任何载体上的电子档案信息的有效存期都是有限的。应用“木桶”理论，如果将电子档案信息比作“水”，而将电子信息载体及其信息读取、硬件系统比作组成“木桶”的“木板”的话，那么“水”在“木桶”中保存期限就取决于最先腐烂的那一块“木板”的寿命了。因为任何1块“木板”的腐烂都意味着“木桶”中的“水”的彻底流失，即电子档案信息不能再利用了。所以我们必须在“木板”腐烂之前更换它—即更新电子档案信息读取软、硬件系统；或者将“木桶”中的“水”转移到其他“木桶”中去，即“转移”电子档案信息。
2 地质资料电子文档的利用
2.1 目录查询
甘肃省国土资源厅在厅政府门户网站页面上设置了地质资料管理与服务栏目，早在2006年9月已在该栏目上发布地质资料目录信息6346条，大大方便了广大查阅利用者。
2.2 阅览室查阅
阅览服务是地质资料馆为查阅者提供地质信息的方式之一。地质资料电子文档的主要服务形式是在电子阅览室向查阅者提供阅读浏览服务。查阅者在查到所需资料目录后，办理必须的手续进入指定的场所（电子阅览室指定的端点，即计算机）阅读浏览、查阅地质资料电子文档。全国地质资料馆的电子阅览室软、硬件设施齐备，借阅流程比较完善，值得各省地质资料馆借鉴。甘肃省地质资料馆电子阅览室的基础工程——馆藏地质资料图文数字化目前已制作近2000份。
2.3 复制
这是查阅者在电子阅览过程中选取所需资料部分或全部，然后依据国家和资料馆有关规定办理资料复制手续进行复制。复制分为两种，一是直接为查阅者提供电子文档复制服务。二是根据查阅者要求，从电子文档中为其复制所需部分文字或图件的纸质地质资料。

4. 成果地质资料电子文件汇交与管理存在问题思考

张红英
（中国地质调查局西安地质调查中心，西安710054）
摘要 为保证成果地质资料汇交质量、延长资料的可再利用生命周期，本文主要针对成果地质资料电子文件汇交与管理中存在的真实、完整、可用性、安全性方面问题，提出了解决问题的思路。
关键词 地质资料；电子文件；汇交与管理；问题
为推进地质资料管理现代化进程，提高地质资料管理水平，充分发挥地质资料作用，完善成果地质资料电子文件汇交制度，保证成果地质资料电子文件能有效地得到管理和利用，国土资源部2002年颁发制定了《成果地质资料电子文件汇交格式要求（试行）》，并于2006年进行了全面修改完善，经过这几年电子文件汇交格式要求的试行和贯彻执行，成果地质资料电子文档的制作和汇交质量逐年提高，但仍存在着值得我们高度重视的问题，地质资料电子文档管理工作也迎来新的挑战。
1 存在问题
1.1 真实、完整、可用性
汇交成果地质资料的真实、完整、可用性是保证成果地质资料质量和利用服务的基础。但是汇交的成果地质资料文件材料不全、电子文件与纸介质资料内容不一致，这是电子文件汇交中经常出现的问题。
电子文档可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，而内容、信息形态无任何变化，很难像纸质资料那样能确定哪个是“原件”，哪个是“复制件”，从而直接影响到如何才能保证电子文档的真实性、可靠性和完整性。
电子文件本身不能被人们直接读取，必须借助于专门软硬件系统，由于信息技术的飞速发展，一般的信息设备如计算机更新很快、常用的WINDOWS系统及WORD版本升级更快，几年时间就会过时被淘汰，而耐久性较好的电子文档载体如光盘在适宜条件下也许可以保存几十年甚至上百年。因此若干年后有可能出现虽然有保存完好的光盘等电子载体，但读取设备及软件系统可能已从社会上消失，无法找到相应的读取软硬件系统，那时电子文件就会变为无法读取的死信息。
软硬件迅速更新并被淘汰的现状和具有永久利用价值的电子文档要求永久保存之间的矛盾亟待考虑。
1.2 安全性
成果地质资料电子文件在其形成、存储、利用等方面存在许多不安全的因素。
（1）汇交的电子文档携带有病毒，这会对其保管和利用造成潜在的危险，有的甚至造成无法挽回的损失。
（2）电子文件不具有固定的存储载体，电子文档易更改，对电子文档具有一定权限的人可以对其任意增加、删除、修改，而操作者本身不留任何痕迹，所以为保证电子文档的安全、正确和完整需要解决一系列技术难题及制定一套配套的管理制度。
（3）成果地质资料电子文件汇交格式要求推荐电子文档汇交载体为只读CD ROM光盘、DVD光盘、硬磁盘，现电子文档的长久保存常见载体有硬磁盘、软磁盘、光盘、磁带等。由于受磁场和外界条件的影响，这些存储载体可能会消磁、老化和自然损坏，从而损坏或彻底破坏载体上记录的信息。另外由于设备的不断更新，原先使用的存储载体可能已不被使用或得不到技术支持。如早期曾广泛使用的5.25 英寸的高密或低密磁盘，现在已基本淘汰。
1.3 地质资料管理人员素质的不适应性
对电子文件制作、电子文件归档检查验收及其归档后形成的成果地质资料电子文档的管理，绝不是仅仅懂得纸质地质资料管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的；也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的；也不是仅仅懂得地质专业技术的人员所能胜任的。但目前地质资料管理部门技术人才不仅数量严重不足，结构也不甚合理，复合型人才严重匮乏，而且资料部门由于自身的社会地位和条件所限，在引进人才方面与其他部门相比，往往处于劣势，地质资料管理人员素质更亟待提高。
2 解决问题思路
2.1 对电子文档真实性问题的解决
（1）加强地质工作项目的管理环节，严格项目成果的评审验收，成果地质资料的纸介质与电子文件的规范要求作为评审验收内容之一，并将审查认定的文件材料作为归档资料，交于相关资料管理部门备案作为备查；同时明确汇交人责任，要对汇交的电子文件的真实性、完整性和有效性负责，严把汇交前检查验收关，保证电子文档与纸质资料内容的一致性与正确性，对存在伪造虚假汇交资料现象的单位或责任人按相关法规、办法采取处罚措施。
（2）由于电子文档可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子文档的真实性要采取一些专门措施。如资料管理人员在电子文档接收、验收、整理、归档、保管和利用等各环节建立起规范的业务标准、严密的规章制度，使得对电子文档的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，并将电子文档备份以备查询，从而构建起一个维护电子文档、电子文档的原始性和真实性的管理保护体系。
（3）由于电子文档具有系统依赖性和设备依赖性，所以在管理电子文档的时候，资料管理部门必须考虑是否需要购置相应的软件和硬件，这些软件和硬件现在市场价格是多少，软件的使用权限及硬件的使用寿命有多长，软硬件是否易于使用等问题。采用保存电子文档相关支持软硬件的方法，使电子文档需要恢复时，可运用存储的相关软硬件，以原始形成时的显示格式恢复，保证正常利用。
2.2 对电子文档安全性问题的解决
（1）做好入库前检查验收工作。地质资料电子文件的信息安全、有效直接影响着电子文档的保管和利用，所以在制作电子文件时必须把电子文件的安全性检查放在首位。
（2）认真研究解决电子文件保存问题。我国目前尚无专门针对电子文件长久保存的标准规范，已有的某些规定还都局限在具体的保管环境和技术参数的选择上。《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和《成果地质资料电子文件汇交格式要求》，也只是对归档环节中的电子文件载体、格式、软硬件提出了具体要求，而没有涉及长久保存的具体方案。其他的相关规定只是散见于个别标准规范中的某些条款，比如：《档案管理软件功能要求暂行规定》的第八条要求“档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移有效利用”等。另外以光盘为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件的长期保存问题也是有待资料管理工作者进行深入研究和探讨的重要课题。
（3）认真做好电子文档的保管。①保持良好的保存环境，可以延缓电子文档载体的自身老化，还可以减慢载体上所存信息的自然衰减，所以电子文档载体（目前主要为光盘及硬磁盘）的保存环境严格执行国家有关要求，库房温湿度控制在国家要求范围内，远离强磁场和有害气体，载体直立排放等。还要建立电子文档维护管理的记录。维护管理记录信息可包含以下内容：电子文档号，资料入库前检查验收情况，定期检查情况与存在问题，以及问题解决处理情况、备份情况等。②文件管理国际标准ISO15489-1认为迁移（在保证文件真实性、完整性、可靠性和可读性的前提条件下，将文件从一个系统转移到另一个系统的行动）被认为是数字信息长期保存的必须和恰当的选择，也是目前比较成熟和频繁使用的方法。但是，数据迁移并不能保存数据的全部原始信息，每一次迁移操作都可能丢失一定的信息，频繁的迁移也会积累较大的信息损失。
故此目前数据备份是保证电子文件安全存储的主要手段，对于长久保存的电子文件，必须定期进行复制，以防止信息损失。
数据备份主要有三种形式：全备份、增量备份、差分备份。同时系统备份（包括软件系统和硬件系统）也应是必须考虑的重要内容。存储体系建立在备份制度完善的基础上，有利于数据的恢复与利用。
2.3 加强电子文档管理知识的学习培训
对于各单位或相关部门一是在重视成果地质资料电子文档制作培训的基础上，重视电子文件管理知识的培训；二可以组织资料管理人员去相关单位或部门学习关于电子文件（文档）管理经验。
对于地质资料管理工作者面对电子文档带来的挑战不能消极等待，而必须与时俱进，不断学习、更新专业、电子技术、信息技术等科学文化知识，掌握各方面的专业知识，了解各专业的工作流程，使汇交的成果地质资料既符合汇交要求，又保持各专业特点，针对电子文件管理中的问题采取措施，以确保电子文档的真实完整、安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在地质工作及社会化服务中发挥更大的作用。

5. 对当前地质资料汇交制度的思考

梁叙
（广东省国土资源档案馆　广州　510080）
摘要　地质资料是社会经济发展的重要基础资源，具有巨大的潜在价值，但我国目前地质资料的汇交工作仍存在不足。本文通过对当前地质汇交制度本身的局限性以及其环境因素影响进行分析，针对如何完善汇交制度，在制度的原则、框架、制定和执行、当前工作重点等方面进行阐述，以进一步促进我国地质资料汇交工作的顺利开展，更好地服务于我国经济社会的发展。
关键词　地质资料　汇交　制度
地质资料是人们在了解认识和利用地球过程中开展的各种科学研究、生产实践技术活动及地质矿产资源勘查开发等工作中获得的科学成果，是社会经济发展的重要基础资源。无论是为国家扩大内需项目提供服务、地质找矿工作，还是实现地质资料信息服务集群化和产业化，都是以齐全、完整、丰富的地质资料信息为基础。但现行地质资料汇交制度存在一定的局限性，目前资料汇交仍存在不及时、应当汇交的没有汇交、部分汇交资料质量不符合要求等问题，有待于通过完善现行地质资料汇交制度，以促进汇交工作的顺利开展。
1 现有地质资料汇交制度的局限性
在对各省市地质资料汇交情况的了解中发现，由于制度本身的局限性及环境因素的影响，现行的地质资料汇交制度难以很好地为地质资料汇交工作服务。
1.1 制度本身的局限性
目前的地质资料汇交制度，一是缺乏针对地质资料的法律条文；二是《地质资料管理条例》和《地质资料管理条例实施办法》并没有对地质资料的汇交范围作详细的规定及严格的惩处措施；三是各省市制定的地质资料汇交规章没有强大的约束力。
可以说，现行的汇交制度中，无论是国家出台的条例或各省市制定的规章，都缺乏强制性规定，只对资料馆所在部门存在微弱的约束力，对于汇交难度大的地矿系统外单位和部门，约束力微乎其微。
1.2 环境因素的影响
地质工作覆盖面广，地质资料除了存在于地矿部门，地矿系统外的建设单位和部门也拥有大量的地质资料，有的地方甚至是地矿系统内部的地质资料只占少数，而行业利益的冲突往往阻碍了地矿系统外单位主动汇交相关地质资料。随着我国社会经济的快速发展，社会各界对地质资料的需求日益加大，地质资料社会化服务由供给驱动转变为需求驱动。社会的发展要求提高地质资料的社会化服务功能，汇交诉求加大成为大势所趋，地质资料汇交成为紧急而困难的任务。特别是有的建设工程项目，只有获得详细的项目建设地的地质情况才能安全合理地进行工程建设，同时详细、规范、严谨的地质资料也为项目承担单位免去重新进行地质勘测的工作，节省了大量人力、物力、财力。
可以说，无论从地质资料汇交制度本身来看，还是从环境的转变和需求来看，现行的地质资料汇交制度已无法进一步促进地质资料的汇交工作。由于缺乏严格的惩处制度，这一漏洞已成为越来越多的单位不主动汇交的原因。面对我国社会对地质资料需求不断加大的状况，地质资料汇交制度到了必须加以完善的地步。
2 对地质资料汇交制度完善的思考
地质资料是社会潜在的财富，地质资料服务体现了国家矿业发展环境的优劣。充分的地质资料有利于矿业的发展，也有利于推动地球科学的研究和国民科学素质的提高。因此，在制定地质资料汇交制度的过程中，要在科学发展观的指导下，在解决中央统一制定汇交制度基本问题的前提下，充分调动地方各相关部门的积极性，因地制宜地制定适合本地区的汇交制度，共同促进地质资料的汇交工作。
2.1 完善制度的原则
在完善地质资料汇交制度的过程中，应该遵循以下4个原则。一是整体性原则，从唯物主义系统论的角度来说，做任何事情一定坚持整体、联系的原则。二是可操作性原则，任何制度具有可操作性是实际执行过程中最重要的一个原则。三是渐进性原则，构建新的地质资料汇交制度是一个长远的工作。对现行制度进行梳理，解决制度的局限性和现实环境影响造成的问题，提出解决办法并付诸实施。四是精简原则，在制定制度时，尽量避免两个制度存在重复的地方。
2.2 制度的框架
国家制定有关公共信息或针对地质资料管理的法律。国土资源部除《地质资料管理条例》和《地质资料管理条例实施办法》以外，通过制定相关的地质资料汇交惩处办法或激励办法，针对各省市的具体情况提出目标，按照完成情况加以通报表扬或批评。各省市针对本地区的实际情况制定更加详细、严谨的汇交管理规定、惩处措施、激励手段。国家制度注重原则和基本问题，地方规定应侧重于细化、符合自身实际，中央和地方相辅相成，从而有效地促进地质资料的汇交工作。
2.3 制度的制定及实施
首先，多方征求意见、集思广益。通过邀请各个环节的专家和负责人、地质资料汇交工作管理部门的领导，研讨制度的制定细节。例如建设单位如不汇交相关地质资料，可在审批或上市某个环节做出限制。同时可以赋予各地方一定的自主权，使得各省市相关负责机构能够针对本地区的实际情况，制定更可行的规定。其次，建立有效的激励机制。不管是汇交责任人或地质资料汇交管理人员，很多人存在“能不交则不交，能省事则省事”的思想，要让地质资料汇交工作做得更好，必须发挥激励机制的作用。例如，上海市制定的《地质信息共享合作协议》，明确了汇交地质资料给上海市地质资料馆的单位就可以享受获得上海市地质资料馆其他地质资料的权利，这一做法值得借鉴。再次，建立有效的协调机制。在制度制定后加以执行的过程中，应注意各个部门的大力协作和配合。例如，上海市2006年6月，为贯彻落实《地质资料管理条例》，加强实施工程地质勘察报告资料统一汇交工作，建立工程地质勘察报告资料汇交机制，由市建设交通委法规处牵头，会同市建管办、市建筑建材业受理服务中心、市招投标办、市房地资源局法规处、矿管处及市地质资料馆等单位和部门多次召开专题协调会，就有关问题进行沟通、协商和研究，达成共识。这极大地提高了建设单位汇交地质资料的主动性和积极性，提高了制度执行的力度。
2.4 当前做好汇交工作的重点
推进地质资料的汇交工作是一个系统工程，不可能一蹴而就。各级地质资料汇交管理的工作人员要从思想上加以重视，充分认识地质资料汇交工作的重要性和紧迫性，做好以下工作。
一是要加大宣传力度。社会大众对地质资料的重要作用并非十分了解，更谈不上对地质资料相关工作的监督。在公共信息的社会服务工作中，发挥效用最大的监督力量就是社会大众了。因此，应加大宣传力度，让社会公众知晓地质资料的重要作用，知晓它们对地质资料这类公共信息的知情权和使用的相关权益，提高对地质资料工作的关注度，以公众舆论的力量促进相关汇交责任单位主动汇交。
二是要深入调研，摸清总量。提高地质资料汇交工作，制定详细的汇交制度，首先要摸清地质资料的总量及分布，这样才能有针对性地制定具体汇交制度。大多地方地质资料汇交负责部门都不清楚本地区有多少种地质资料，具体分布在哪些单位，这导致地质资料汇交管理人员处于被动地位，只能等着汇交责任人主动来上交。只有进行主动深入调研，摸清本地区地质资料的总量及具体分布，才能为进一步促进地质资料汇交工作打好基础。
三是要推进标准化建设。地质资料涉及范围广，不同类别的地质资料文件标准各异，同类别的有的也是各式各样。尽管国土资源部已颁布了《成果地质资料电子文件汇交格式要求》，但这只是总纲式的规定，具体到地质资料汇交文件，仍千差万别，造成了入库及管理工作的难度。因此，从制度层面来看，各地区应该组织相关人员根据本地区地质资料种类的特点制定更加详细的地质资料汇交的格式规定，针对电子文件和文本文件，从字体、用纸、图标等各个方面各个角度进行详尽规定，提高地质资料汇交水平。
四是要制定工作流程。在制定地质资料汇交工作制度时，首先制定详细的计划和流程图，从哪一点做起，具体怎么做，一环衔一环，分阶段有步骤地实施，才能最后赢得地质资料汇交工作的良好局面。
3 结束语
由于地质资料汇交制度缺乏汇交范围的详细规定、缺乏具有约束力的措施，公众对地质资料认识尚需提高。因此，必须采取一切可能的措施促进我国地质资料汇交工作的顺利开展。要不断完善地质资料汇交制度，加大宣传，提高公众认识，从摸清地质资料总量做起，加强标准化建设，制定工作流程，不断落实地质资料汇交工作，进一步提高地质资料管理水平。
参考文献
王燕.新形势下的地质资料管理工作思考.中小企业管理与科技，2009,（12）
辛继升.试论地质资料管理与社会化服务.国土资源情报，2008,（11）

6. 地质资料汇交

根据全国地质资料馆成果地质资料、原始资料的现行管理方式，建立统一的成果、原始资料目录清单的上报、清单在线处理(确认验收合格、修改补充通知、退回通知、资料转送等)系统及数据库。全国地质资料馆及省级馆藏机构分别对汇交到各单位的资料进行处理。建立成果地质资料、原始地质资料、实物地质资料在线汇交系统，统一协调全国地质资料馆与省级馆藏机构的汇交处理工作，确保汇交及处理的信息能及时反馈到国家管理部门。
汇交人将需要汇交的成果地质资料、原始地质资料、实物地质资料目录清单提交给馆藏机构的管理人员，由馆藏机构管理人员将目录清单录入数据库。馆藏机构依据目录清单，根据实际资料的接收处理结果，在线完成资料验收和转送工作，并将所有处理信息及状态信息存入数据库。地质资料主管部门通过监管平台，能及时查看地质资料的汇交结果，根据实时汇交情况进行决策，加强地质资料的管理工作。
通过建立统一的全国实物地质资料汇交管理与服务信息数据库，可以保存在整个地质资料汇交业务中形成的管理性数据和后期编录的服务性数据，并按照谁接收、保管地质资料，谁进行数据采集、录入的原则，由国家级、省级馆藏机构分别承担各自的数据库维护工作，包括汇交信息、服务信息和业务管理3个部分的数据。
通过建立地质资料汇交管理平台，由国家馆藏机构在网上统一发布、接收信息，解决地质资料汇交、馆藏和服务管理方面的3个问题，并解决国土资源部与省级相关部门间的通讯衔接和上报清单、地质资料的流转问题，实现地质资料的汇交、接收在线管理。

7. 地质成果资料汇交中的问题以及解决方案

沃恒怒 卫秋婷 汪蓓莉
(中国石油化工股份有限公司华东分公司研究院)
摘要 本文对地质科研单位上交研究成果资料的电子文档、纸介质文档以及网上发单制作中存在的一些完整性、格式性等方面问题，有针对性地提出了解决的方案，强调研究报告的真实性、可用性、完整性和格式性。以保证上交地质成果资料的质量，充分发挥地质成果资料在现代化建设中的作用。
关键词 地质成果资料 格式规范 汇交 对策
0 引言
地质成果资料是研究人员通过地质研究、油藏研究以及工程研究所形成的最终成果报告，是作为国家行政许可开展的探矿和采矿工作，即探矿权人或者采矿权人开展矿产勘查、开采活动的结果汇总。是国家、企业甚至个人再开展地质项目，以及地质工作者再开展地质调查、地质勘查、地质科研、工程地质勘查(勘察)等地质活动的重要参考和依据，其真实性和可利用性尤其重要。
成果地质资料主要包括纸介质成果地质资料及与其内容相一致的成果地质资料电子文件两个部分。进一步完善地质成果资料电子文件、纸介质文件，提高地质成果资料管理水平，确保成果地质资料的纸介质、电子文件能有效地得到管理和利用，是各企业的目标，其依据是《地质资料管理条例》及《成果地质资料电子文件汇交格式要求》、《中石化地质资料管理系统》等国家和企业管理文件。根据目前实际汇交情况，本单位在汇交中仍存在不少问题。本文针对本汇交单位以往验收、汇交报告中容易出现的电子文档不合规范；表格、文字、附图、附表等表示形式各不相同；纸质汇交资料与电子文档不相符、资料不全、图件系统库缺失等问题提出了解决方法，以确保汇交的地质成果资料合格率能大幅提高。
1 电子文件验收检查
1.1 电子文件资料安全性检查
由于本单位是成果地质资料产生单位，很多电子文件的产生都较为复杂，例如：很多成果地质资料中都有附图册；很多图件是经过层层叠加或通过两张或更多张电子图进行对比；很多附件是由不同的地质建模和油藏数模软件形成的数据体，且均需在软件上进行操作。上交验收前应对其安全性、有效性逐一进行全面的检查。检查主要包括两个方面的内容：
1)接收的电子文档不能携带病毒。这是非常重要的，必须严格做好，任何病毒的电子文档都会对成果地质资料的电子文件保管和利用造成危险，有的甚至造成无法挽回的后果。
2)其载体应能在通用的读取设备上被正确读取，并能在其相应的软件环境下正常打开浏览和利用。
1.2 电子文件资料完整性、准确性检查
地质成果资料的完整性和准确性是地质成果资料质量的保证，可为后人再研究提供资料基础保证和有效参考。对每份电子文档中的每一个电子文件从形式到内容上都应逐一进行检查，检查其文件格式、文件命名、组织方式、目录文件制作等是否符合规范要求，电子文件所记载的信息内容与对应的纸质资料是否一致，影像是否清晰、完整等，以保证电子文件的齐全、完整和准确。
1.3 电子文件内容及格式检查
目前本汇交单位上交的地质成果资料电子文件在文本格式检查后，主要存在以下几个方面问题：
1)地质成果资料文件正文排版较混乱。如文中插表、插图在计算机屏幕上的显示方向不是向上，这样不方便借阅者在计算机上浏览；有些报告文件内容分割成数个电子文件，比如封面、目录、报告内容各形成一个电子文件，根据汇交格式，报告正文应形成一个电子文件；有些报告无页码或页码混乱等。
2)地质成果资料附图文件不规范。计算机软件制作的矢量化图形丢色、偏色和丢失信息情况比较多，这主要是由于用MapGIS软件制图时所采用的系统库与所交图件系统库不匹配；另外，附图册中，常见封面、目录及图例等页为求简单快速而用Word 或Excel等制作而成，与其余附图文件格式不统一，造成后期汇交工作量增大；还有就是附图册中部分图件，按规定尺寸一页绘制不完整的，没做接图，造成图纸尺寸大小不统一等。
3)地质成果资料附表文件组织分散。附表的内容分割成数个电子文件，比如封面、目录等；同一册附表的各页内容各形成一个电子文件；工作表的标签并非表名等。
4)地质成果资料附件和审批及其他类电子文件的分类整理不明确、不完整。按规定在成果资料汇交过程中，必须准确区分附件类、审批类及其他类电子文件，不能混淆，保证文件的齐全性。而有些项目组在归档的时候仅归正文及附图类，项目任务书、承诺书等其他类文件缺失，有的甚至连复印件也没有，尤其是补交的地质资料，由于拖延时间长，在后期汇交中出现缺少审批文件及部分其他类文件等质量问题，地质资料齐全性、完整性差。
5)内容摘要缺失。新的电子文件汇交格式，要求在汇交时附400 字左右的内容摘要，但是很多项目在提交时根本没有摘要或超长，不符合汇交要求。
为了解决以上问题，按《地质资料管理条例》及《成果地质资料电子文件汇交格式要求》对电子文档内容的要求，设计了电子文件的具体格式模版(表1)，要求项目组遵照执行。

表1 地质成果报告不同页的标注内容

一档完整地质成果资料报告要包含封面、扉页、摘要、目录以及正文等部分内容，不能缺少其一。电子文件检查是一项烦琐细致的工作，无差错就必须把工作做到细之又细，所以设计了电子文件格式内容编排和自查标准步骤程序(表2)，供自查和验收参考。

表2 格式编排步骤和自查步骤

2 电子文件汇交
2.1 地质成果资料的电子文件表单制作
首先要将与该成果相关的所有电子文件准备好，包括正文、附图册、附图册源文件、项目任务书(或合同)、评审意见书(含评委名单)等。再通过中石化的电子文档制作系统进行制作，自动生成源电子文件、存档电子文件。由于该制作系统的缺陷，往往在操作过程中会出现格式无法转换，难以形成存档电子文件，或所形成的电子文件登记表错误等情况，导致电子文档根本无法上交。
解决该问题的方法一是解决软件问题，要不停地升级软件；二是利用其他专业软件先将所有文件人工转为规定要求的格式，并归并进相应文件夹；三是对于电子文件登记表错误，要先进行修改，再转成规定格式归并进相关文件夹，在转换过程中一定要将附表一并转换。
2.2 网上制作
地质成果资料的网上制作首先要把该报告的项目信息进行注入，然后才能进行网上清单制作。网上制作有很多必填栏目，如果缺项不填，就根本无法运行。故在制作网上发单时，要结合地质成果资料原件来逐项填写，千万不能出错，如果一旦上交后发现错误，就必须要求上级返回，如果产生空号无法消除，以后的统计工作将出现问题。
3 纸介质报告汇交
地质成果资料的实物资料包括任务书(或合同)、项目设计书、项目评审意见(含评委名单)以及主报告和图册。任务书(合同)要求是原件，但由于项目管理部门需要原件，一般用复印件也可以代替。由于主报告和图册形成要经过很多程序，其出错率很高，要想避免，就必须在报告印刷前进行细致的、必要的、有针对性的检查，还需要资料管理员有较强的责任心。
4 结语
地质成果资料汇交管理是一项全新但持续性很强的工作，只有通过各方面的共同努力，才能提高地质成果资料汇交质量。在实践过程中要善于总结经验，不断提高业务水平，更好地掌握电子文档汇交的新途径、新方法，确保成果地质资料汇交的完整性、规范性，为地质行业又好又快发展打下良好的基础。
参考文献
[1]颜世强，连健，丁克永，王黔驹.地质资料内涵与特征分析[J].中国矿业，2013，22(7).
[2]张志娜.对成果地质资料汇交的几点看法[J].西部探矿工程，2013(3).
[3]乔海霞.成果地质资料汇交浅析[J].价值工程，2010(6).

8. 成果地质资料制作与汇交工作之探讨

方敏　吴丹
（中国地质大学，武汉430074）
摘要 针对高校地调院的特点，通过采取把好成果报告初审关；编写成果资料汇交提纲；快速、简要的指导与培训管理等措施，保证我院汇交工作顺利进行。
关键词 创新管理；质量把关；编写提纲；指导培训
在信息技术高度发展的今天，成果地质资料电子文档的制作与汇交已成为地质工作的一项重要内容。2002年国务院颁布的《地质资料管理条例》，将地质资料的汇交以法定责任的形式赋予了每个汇交人。高校地调院作为从事基础性、公益性、战略性地质工作的一支重要力量，应该理所当然地认真履行汇交义务，依法向国家汇交国土资源大调查项目的成果资料。如何整理制作电子文档并按期汇交成为我院汇交工作的难题，资料部门必须对现存的问题采取有效措施，保证汇交工作顺利进行。
1 把好成果报告初审关
为了保证汇交的成果资料完整、准确，资料部门必须参与项目成果报告的初审工作，对提交的技术文件材料进行认真清查，重点解决两个问题：①将只需归档而不必汇交的文件材料剔除；②检查同一份文件材料提交的与实际名称有无不符，如有则及时纠正。提前消灭可能出现的问题，为汇交工作扫清障碍。
2 编写成果资料汇交提纲
成果报告评审工作结束后（不必等到《评审意见书》正式下达），档案人员就可以根据《工作项目任务书》和“提交的技术文件目录”，按照国土资源部《成果地质资料电子文件汇交格式》的要求，将必须汇交的所有文字、图件（JPG格式和MAP GIS）等文件材料的名称编写成提纲，在此基础上做一份“成果地质资料电子文档组织示例”，便于制作人员直观理解。编写的目的在于：①提前进入整理制作和汇交工作，尽早发现和解决问题，同时也为科技人员分担一部分工作；②理清思路、明确目标，化解科技人员在制作电子文档和汇交工作中的困惑；③把繁杂工作程序化、条理化，提高效率和质量；④给资料人员验收电子文档工作留下依据。
3 快速、简要的指导与培训
高校地调院的另外一大特点是依托了高校丰厚的人才资源。研究生便是人才资源之一，应该充分发挥研究生的作用，由他们来完成电子文档制作工作。成果报告评审工作结束后由各项目组指派一名参加本项目的研究生，档案人员根据《格式要求》对其进行简明扼要的个别指导与培训（因为每个项目所形成的文件材料内容、类型、数量都不相同，需要汇交的文件材料也就不相同），然后对照事先所做的“组织示例”整理好所有电子文件材料，完成电子文档，这是一种很实用的办法。其优点是：①研究生对项目进行过程中形成的文件材料比较熟悉，又具有相当高的计算机操作水平，更重要的是很多研究生都掌握了MAP GIS文件的操作技术，这给制作工作提供了很大的方便，因为MAP GIS文件在项目里占有很大比例；②研究生年轻气盛，时间相对充裕，能快速掌握制作方法而且做得既快又好，大大提高了效率，有利于按时汇交；③通过这项工作能够培养研究生的归档和汇交意识；④掌握汇交程序和制作方法，有利于他们在今后的工作岗位上更好地发挥作用；⑤缓解了人手不够的矛盾。
4 先刻盘后打印，写好打印备忘录
完成制作只是汇交工作的一部分，现行的汇交制度要求除电子文档外必须汇交与电子文档一致的纸介质文件材料，所以打印和装订工作也不容忽视。
（1）刻盘成本低，打印成本高，打印一份纸质成果报告的资费均在百元以上，多则上千元（彩色插图多），打印地质图的价格相对就更高些。刻盘后如果发现错误立即纠正损失趋于零，而等到打印出来再发现错误，即使是丁点小错都可能导致一份纸质报告或一张图纸完全作废。因此，在刻盘之前之后都不妨多仔细检查几遍，尽最大可能把错误消灭在打印之前。科研经费来之不易，应该让有限的经费做更多的事情。
（2）俗话说：好记性不如烂笔头。打印、装订之前写一份备忘录，主要是记录打印和装订的注意事项。内容有：应该打印哪些文件，每份文件需要打印几份；复印哪些附加文件及其份数；哪些页码需要临时调整位置；哪些文件需要盖章；装订时各文件的前后排列顺序。打印和装订发生错误，也是拖延汇交期限的因素，同时还会产生一定的经济损失。
5 管理创新，提升效率
制作和汇交电子文档是一项繁琐细致的工作，在以往的制作和汇交工作过程中，出现过各种各样的问题，在未来的工作中也还可能出现许多新的问题。在2008年全国地质调查工作会议，中国地质调查局对成果地质资料汇交工作提出了更新更高的要求，加大了对汇交工作的管理力度，严格规范了汇交时限，增加了资料工作者的紧迫感。这就要求资料部门必须不断改进工作，管理创新，提升效率，不负重托，为国家的地调事业作更大贡献。