企业知识管理工具

1. 企业知识管理工具

　　谭小芳老师指出：知识管理实施的一个重要阶段是知识管理系统的上线。既然是系统，就必须使用一些必要的工具来实现企业要达到的目标，在知识管理系统中就是知识管理的工具。
　　知识管理工具可以从知识的生成、编码和转移几个阶段进行分类。
　　一、知识的生成阶段
　　1、毋庸置疑，首先要说的就是搜索引擎，目前互联网上已经不只是谷歌、百度这样的综合型搜索引擎，大量垂直的搜索引擎也越来越受人们的喜欢，例如旅游搜索、地图搜索等。搜索引擎虽然不能直接提供知识，但是它提供了知识的存取位置。这是企业获得外部知识最强大的工具。
　　2、另外一种常用的知识获取工具是数据挖掘工具。在凌乱的数据中发现隐含的、有意义的知识是当今企业在信息大爆炸年代必须要做的一项工作，好在现在的科学技术也是日新月异，在数据总结、分类、聚类和关联规则等数据挖掘工具的工作下，企业可以获取许多在原始数据中无法看出的高价值知识。
　　3、知识合成工具。凌乱的知识在工作效率上有时候是反作用，所以对知识的合成以形成一个体系或相互关联的关系能够清楚的将不同的内容联系起来以供使用。企业在任何一项工作上只用到一点知识的几乎没有，大部分情况下用的是相关业务周围的关联知识。
　　4、知识创新工具。这个目前被人们成为人工智能，其实这也仅仅是简单的知识推理，远远没有达到自动化的知识创新，充其量知识辅助的作用。知识创新是人类最复杂的脑力活动，要靠机器或程序去解决几乎是不可能的。
　　二、知识编码
　　知识编码是在知识获取之后进行的一项将知识标准化的工作，这么做的目的是便于传播和使用。由于知识的特殊性，知识的编码是在知识分类基础上进行的。目前比较成功的分类方式是以知识的内容为依据将知识分为流程知识、事实知识、编目知识和文化知识。只是编码的根据有以下两种。
　　1、知识仓库。在这里主要是是实现隐性知识的显性化、杂乱知识的有序化，而且知识仓库存储着知识的条目，以及与之相关的事件、知识的使用记录、来源线索等等相关信息。这种语境的提供在知识的使用上是必须的，因为知识不等同于数据或信息。没有了知识产生的时间、地点、人物等背景因素，有时候会给使用人员产生误导。
　　2、知识地图。目的是帮助人们在短时间内找到所需要的知识。知识库中一般储存有大量的知识，但是人们不是总需要所有的知识，更多的时候是在世界业务中遇到困难时需要解决困难的想对应的知识。知识相对于企业需要的人在多数情况下是“相对过量”的，所以建立知识地图可以大大的缩短知识获取的时间。
　　三、知识转移
　　知识的价值就在于流动。但是知识在企业里的流动有很多障碍，所以应该借助于工具克服这些障碍使知识有效的流动。
　　1、网上培训系统。主要是帮助员工自学以缩短知识转移的时间。
　　2、知识推送系统。将企业主要的知识主动的推送给使用者，这在很大的程度上可以使企业的战略、决策等第一时间使全体员工都知道。
　　知识管理的工具有很多，以上只是列举出知识管理系统中最主要的工具。

2. 企业知识库管理系统在功能上应该有哪些？

深蓝KMPRO知识管理平台——是深蓝海域公司创新研发，基于互联网架构，快速分析企业知识结构、分类存储知识数据、共享知识应用、提升企业管理效率，增值企业知识资产，提升企业核心竞争力的软件系统。 

深蓝KMPRO知识管理平台主要集成了： 
1 知识地图分类系统 
2 知识采集发布评论系统 
3 知识浏览下载门户 
4 知识搜索引擎 
5 知识学习计划系统 
6 知识订阅系统 
7 知识求索交换系统 
8 用户权限管理系统 
9 知识版本管理系统 
10 知识资产评估系统 
11 数据库备份、还原系统 
12 文档存储管理系统

  知识管理系统主要功能和模块KMPRO知识管理系统结合了知识管理“人、场所和事件“三元素，通过12大工具和模块为用户构建专有知识平台。

3. 公司知识管理软件有推荐的么？

回想一下，我们在工作中需要经手的工具有：维新、邮件、QQ、OA、钉钉……。重要的工作资料散落在不同的工具上，被每天大量的聊天记录、往来email冲散。需要时，彷佛如大海捞针。

用日事清的云盘功能，可以对纷杂的知识(方案、策划、制度等)和格式（图片、word、excel、ppt、pdf等）、按部门分门别类管理。把任何类型的资料都汇聚整理，让资料得到便捷的共享，为流畅的协作打好基础。

1）存储空间大，操作简便、且内容不泄密。

2）文档多终端同步。

日事清支持手机安卓与ios、pc端、web端多终端同步。跨设备同步功能，利于查看使用资料，可以随时随地获得你想要的资料，包括同事共享的内容，有效避免重复工作，让经验得到更好地利用。

3）按文件格式自动筛选。

当文件较多时，可以按照图片、视频、音频、文档、ppt、表格、思维导图等多种格式进行分类筛选。

4）、支持设置可见范围，设置某些角色或成员可见，以此保证数据安全。

为了方便管理者的管理和企业知识安全，日事清构建客知识权限体系，对不同角色的员工开放不同级别的知识库。严格的通过知识内容权限体系，保证企业知识安全。

5）利于查看使用，提供多人编辑

多人编辑能够让工作流程更简单，不需要传输下载。直接保存到平台也是非常重要的功能。

日事清的文档在线编辑功能提供「下载」「更新」「编辑」功能，流程的衔接友好，方便文档实时更新，方便多人协作。

6 ) 通过日事清的思维导图功能，创建企业知识地图，可以清晰了解企业知识分布状况， 让知识查询调用更加简单，充分利用知识成果，提供工作效率，减少重复劳动。

4. 企业知识管理工具

现在的知识管理软件主要分为几大类：

1、偏泛在知识管理方向，也就是说什么都管，什么OA、ERP等等都可以纳入广义的知识管理之下，这类软件百度、google很容易搜到，产品的特点在于广，可以说方方面面，事无巨细，都能纳入其中，有完善的流程，相对来说，比较适合大型企业应用，但是也有它的弱点，整体感觉是重架构、重流程，但轻生产。在知识生产环节，比起传统的CMS系统，并没有什么特别之处，在知识分享环节，也是比较麻烦，通常都是采用上传文件的方式。体量大，需要企业到达一定的规模，否则多半事与愿违。重在知识“管理”而非知识“生产”。
2、blog，wiki类的项目：比如有人推荐的Confluence是一个比较不错的选择，是Atlassian公司的知名产品，已经有很长时间的历史，整体比较轻量，适合小团队使用，重在沟通和交流，比较适合项目管理使用，国外不少开源项目就是用Atlassian公司的产品，Atlassian公司有很多产品，我们平常看的较多的还是他的bug管理、联机api reference的发布功能等等，Atlassian对开源项目使用是免费的，这也加大了它在开源市场的普及性。不过这类软件在知识管理上也仍然有不足，毕竟是web端的产品，并不适合知识创作，很多人仍然习惯使用其他的编辑软件，之后再导入进去，就跟我们平常写blog差不多，这也约束了它在系统性知识整理方面的能力，比如写一本书，基本不可能。易度文档管理也属于这一类，有很多相似的地方，在文档管理方面有其自己的特长，不过看下来也仍然谈不上便捷。WordPress也属于这一类，他的延伸性更广一些，比如还提供了嵌入式端的对接能力，但是专业性不敢置评。
3、一些所谓的云运用，为知笔记、Evernote、微软的onenote等等，这类软件比较适合个人用，他们的基因就是个人用的，后来做了非常有限的协作功能，后台也都是以个人库作为管理单位，这种软件并不适合企业使用。
4、一些挂上云盘名号的知识管理软件：这类产品目前为止没有看到有特别出彩之处，在整体成本方面倒是有相当大的优势，不过我相信企业知识管理是一件很严肃的事情，企业即便用，也不敢把较为重要的东西放上去。
目前市面上的软件，基本都有一个问题，就是把“生产”和“管理”剥离开了，生产依托于别的工具，到管理的时候在纳入管理软件之下。这种方式有几个弊端：
1、流程的衔接性不友好，要在多个系统中切换。比如上传下载文件就是一件很烦人的事情，无形中加大了最终用户的工作量；
2、知识的分享和运用效果难以评价，因为分享在一套系统，运用再另一套系统，你不知道它到底是用了还是没用，虽然下载了，但很可能就堆在一角，根本没有发挥效用。现在往往都是靠下载量和回复数评价的，但这种方式有很大的弊端，有很大的名人效应，久而久之，可能就剩下几个名人在撑场面，这种现象在很多企业都有发生。合理的方式应该是类似论文的管理方式，看一篇论文的价值，不在于被多少人浏览，而在于被多少人引用，引用的发生才是价值所在，这样后续的管理行为也会变得简单。
3、这对知识的生产往往会产品负面的作用，比如一个几十兆的文档，往往会让人望而却步，因为管理成本很高，上传、下载都不是一件轻量的事，这么大的文档，对后台也是一个考虑，往往会显著降低前端浏览体验，导致一些用户不想上传大文档，一些用户不想看大文档，造成事与愿违。

如何选择知识管理类软件
1、知识的生产和管理是否实现最大限度的融合，很多系统很大程度上体现了管理，但很少体现生产的价值，这容易让参与者不舒适，花不少时间学习系统，却对实际工作没有产生较大的价值，以后还需要不断的在新系统上花时间，这谁也不愿意看到，这对建立长效机制实在没有任何好处。让管理无形化才是管理的高境界，让生产带动管理是更聪明的选择，让参与者感觉生产的作用大于管理，这将是一个好的开始。
2、根据自己的体量选择合适体量的软件，大而全并不是好选择，根据二八原则，20%的知识创造80%的价值，针对中小企业，管理20%的核心知识资产好过管理100%的泛在知识。
3、是否适合做知识分工和协同，这里的分工和协同主要是指知识布局上的分工和协同，将来的知识密集型企业肯定是要做好知识布局的，术业有专攻，专注才是知识管理的方向。一个文档的内容可能来自于不同专业人士的共同创作，这才是一个合理的现象，比如研发人员贡献产品的参数和改进、产品经理贡献产品的特性和规划、支持人员贡献产品的运维和交付、咨询人员贡献产品的优势和业务参与能力。现在很多企业人员，写文档的时候东抄西抄，甚至不知道知识来源，看起来个个全能，但实际上重复性太高，有价值的东西太少，不适合知识沉淀；
4、是否能够管理知识坐标：知识有多个维度，包括跟人的维度，知识到底是谁的，这类似于权属关系，产权结构清晰是很有利于知识创作的，很容易调动人的积极性；知识有时间维度，知识是会发展的，每个阶段的认知可能不同，管理好知识的发展，这对评价个人成长是很有帮助的；知识还有空间维度，这不是物理上的空间，是指逻辑空间，知识可能会存在很多的文档中，存在的越多越表明它的价值，这在做知识评价的时候非常有用，这也是前文说的类似于论文的引用评价模型。
5、是否能够增加企业的知识交付能力：很多企业在做知识交付的时候，其实很不规范，国外企业在规范性上有很高的要求，国内企业在这方面差了很多，这个部门有这个部门的风格样式，另外的部门又有不同的格式，最终交付到客户的文档往往有不同的样式，这对建立企业形象是很负面的作用。
6、最后是一些细节方面的：流程的衔接性是否足够好，哪怕真的要分开，也不要增加过多额外的工作量；学习成本地、使用简易、将来持续花费的时间少等等。