知识库管理系统的概述

1. 知识库管理系统的概述

2. 知识库管理系统的功能

集中存储：为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的文档共享。目录结构：支持树形目录结构，可无限创建文件夹和子文件夹结构。可自定义目录排序。组织内部所有成员可轻松的实现文件的安全共享与查看。文档排序：支持根据文档的标题、大小、日期、上传人等属性进行排序。显示模式：支持目录以列表模式或缩略图模式显示。全文搜索：E6全文搜索及高级搜索引擎帮您快速从海量资料中精准查找所需文件。文档编辑器：可直接在系统浏览器中创建、阅读和编辑Office文件，无须改变现有的任何操作习惯，无需下载或安装软件。多文件上传：E6支持文件的批量上传及压缩包导入，实现文档资料的快速轻松存储管理，支持Office文档、PDF、图像、音视频和图纸等各类型文件。版本管理：E6强大的版本管理功能，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。自动编号：系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。配合规则进行条件匹配可实现灵活的编号效果。文档审计：文档审计信息描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。Office集成：E6与Office无缝集成，可直接在系统中新建、阅读、编辑各类Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。摘要及缩略图：系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音频、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。锁定保护：E6除了提供权限控制保护外，还提供锁定保护机制，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。文档链接：支持将文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找； 支持将文档发送至目录，方便其他部门查阅；支持将文档发送至指定用户从而协同完成工作； E6与电子邮件集成，支持直接将文档发送至Email，无需登录邮箱及手动上传附件，操作简便、非常实用。关联文档：文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成唯一编号，支持文档的批量关联。E6支持通过文件唯一编号，实现文档与相关文档、图纸、图片及其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看。系统支持为图片、音、视频类文件增加摘要及缩略图。规则应用：系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。规则两个主要功能：一是将文档自动归档到规则指定的目录下，实现规范化管理；二是：文档自动发起审批进入流程，实现文档审批自动化。权限管理：提供权限控制机制，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作，实现文档安全共享。存储加密：文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。模板管理：支持在系统中创建大量Office模板文件，授权给用户使用。用户在新建文档时，可调用授权的模板。系统自动统一规则命名文档，实现文件名标准化管理。文档借阅：E6支持将公共文档和个人文档进行借阅管理，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。多媒体查看器：E6除了管理文档外，还支持多媒体数字资产的存储及管理。您可以直接在系统中预览图片、播放视频、音频。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。CAD图纸管理：E6为了满足工程建筑、房地产等行业的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多种文件格式的在线预览及管理，减少等待预览及审核图纸的时间。纸质文档电子化管理：E6除了可以管理电子文档、多媒体文件、CAD图纸外，还支持纸质文档电子化管理。通过扫描仪将纸质文档转化为电子的图片或者PDF存储至系统。Office无缝集成：E6与Office无缝集成，系统操作与本地操作无异，无需改变任何习惯，即可快速上手熟练使用系统，可多人协同编辑文档，多版本进行管理，提高工作效率。扫描仪集成：与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质资料转化为电子的图片或PDF文件存储。减少通过文件柜或抽屉查找纸质文档所花费的时间，降低纸质文档可能被损坏、丢失的风险或正在被另一用户使用而重复复印造成大量纸质成本的浪费。

3. 知识管理体系的知识库

很多组织已经拥有了自己的客户数据库、产品数据库、员工数据库等。为什么还要建立知识库?知识库与信息数据库有什么区别呢? 　面对21世纪知识经济下信息化、数字化、集成化的发展，知识已经成为最重要的第一要素，因此企业在激烈的竞争环境中能否立于不败之地，已经取决于知识的生产，获取、共享和利用，或者说取决于知识在流动过程中的价值增值。如何有利于知识的流动及其价值增值就变得十分重要，建立企业知识库系统应运而生。人们通常认为知识是组织起来的信息，那么知识库就是将信息网织成各种关系的模式。当数据串连起来形成信息再依次经过组合和重组并变成有意义的知识簇时，知识库的构建便开始了。信息数据库属于知识库的一部分，但知识库的内容要广泛得多。企业知识库应尽可能包含所有与企业有关的信息和知识，使知识库真正成为信息源和知识库。知识库并没有什么固定的模式，而是要根据组织的具体情况来定。例如，施乐公司的内部知识库建立在企业的内部网络上，由安装在服务器上的一组软件构成。员工可以利用该系统阅读公报和查找历史事件，并彼此在虚拟的公告板上相会。该知识库的内容包括：公司的人力资源状况、公司内每个职位需要的技能和评价方法、公司内各部门和各地分公司的内部资料、公司历史上发生的重大事件等历史资料、公司客户的所有信息、公司的主要竞争对手及合作伙伴的详细资料、公司内部研究人员的研究文献和研究报告。著名的英特尔公司在加速新产品开发速度的过程中，发现60%以上的技术问题其实在别的小组的开发经验中早就碰到过而且得到了解决。这启发英特尔建立了一个“最好方法资料库”，让每个人都能在此分享其他人的经验。这大幅度减低了问题重复出现的概率，新产品产出的速度大约提高为过去的两倍。由此可见，知识库的内容是生动活泼的，一切应以服务于组织的成长为原则。知识库里知识的分类非常重要。数据库等商业化应用软件极大地方便了知识库的创建和使用。安达信咨询公司在90年代初创建了“全球最佳实践”数据库，其目的是获取和共享全球成功的商业经验和管理经验的详细信息。在开发过程中，他们选择了原型法中较传统的生命周期法。建立知识库的一个关键问题是开发所需的软件，而企业知识库系统软件应具有如下的功能和特性：(1)集成性。21世纪的企业是知识型的企业，必须及时掌握各种信息，所以只有具有集成性的系统才能实现企业全部信息的集成和处理。例如多地点、多场所经营，跨国经营，可通过Internet/Intranet将不同部门、不同区域的信息集成起来，及时了解企业内部、供货渠道、市场营销、金融动态、客户需求以及竞争对手的最新信息，并进行分析处理，快速作出反应，紧跟市场变化并创造市场。(2)外向型功能。在21世纪，企业的封闭状况将被彻底打破，在网络上企业是没有明显边界的，其管理系统也必须具有外向型的功能。因此从发展的角度来考察软件，除了具有生产管理功能之外，还应具备商品经营、资本经营和品牌经营的功能。(3)决策支持功能。在21世纪，大众的消费观将成为企业推出产品的首要驱动因素，企业必须利用集成的信息紧跟市场的变化，快速作出各种决策，如经营战略决策、投资决策、买卖决策、财务决策、产品组合决策、产品成本决策等，来为企业多、快、好、省地推出市场最需要的产品，并以最畅通的渠道提交到市场，尽快完成资本循环。因此决策支持系统将为企业“运筹帷幄、决胜千里”提供有效的服务。通过建立知识库，可以积累和保存信息和知识资产，加快内部信息和知识的流通，实现组织内部知识的共享。这是实施知识管理的一个基本条件和办法。知识库的作用表现在：第一，知识库使信息和知识有序化，是知识库对组织的首要贡献。建立知识库，必定要对原有的信息和知识做一次大规模的收集和整理，按照一定的方法进行分类保存，并提供相应的检索手段。经过这样一番处理，大量隐含知识被编码化和数字化，信息和知识便从原来的混乱状态变得有序化。这样就方便了信息和知识的检索，并为有效使用打下了基础。第二，知识库加快知识和信息的流动，有利于知识共享与交流。知识和信息实现了有序化，其寻找和利用时间大大减少，也便自然加快了流动。另外，由于在企业的内部网上可以开设一些时事、新闻性质的栏目，使企业内外发生的事能够迅速传遍整个企业，这就使人们获得新信息和新知识的速度大大加快。第三，知识库还有利于实现组织的协作与沟通。例如，施乐公司的知识库可将员工的建议存人。员工在工作中解决了一个难题或发现了处理某件事更好的方法后，可以把这个建议提交给一个由专家组成的评审小组。评审小组对这些建议进行审核，把最好的建议存人知识库。建议中注明建议者的姓名，以保证提交建议的质量，并保护员工提交建议的积极性。第四，知识库可以帮助企业实现对客户知识的有效管理。企业销售部门的信息管理一直是比较复杂的工作，一般老的销售人员拥有很多宝贵的信息，但随着他们客户的转变或工作的调动，这些信息和知识便会损失。因此，企业知识库的一个重要内容就是将客户的所有信息进行保存，以方便新的业务人员随时利用。

4. 知识库管理系统的介绍

知识库管理系统（Knowledge base management system），又称数字资产管理系统（digital asset management system，），主要是用来管理我们常用的一些知识文档、图纸、视频和音频等信息内容。

5. 企业知识库系统设计与功能应用

一、系统的架构设计 
  
  （一）企业版知识库为开放式五层架构，分别为应用层、处理层、存储层、采集层、数据源层，通过五层架构实现能力水平扩展。随着企业发展，企业知识的内容与应用必将不断增加，系统技术架构上应能保障便捷的可扩展性，实现硬件扩容无中断、即插即用。 
  
  （二）存储层采用分布式采用分布式文件服务器、关系型数据库、分布式缓存服务器。分布式架构具有低成本、可按需扩展的特点，可很好的满足企业版知识库系统的长远发展需求。 
  
 
  
     
 
  
  
  二、系统功能系统包含的功能模块，主要包括：安全管理、知识搜索门户、知识展现、知识管理、知识分享、互助社区。 
  
  （一）系统的安全管理企业知识涉及企业经营管理的方方面面，不允许泄露到企业外部，需要对知识的管理引入防泄密机制，避免知识外泄。系统安全管理包括系统级安全和文档级安全。系统级安全管理包括用户账号管理、权限设置； 
  
  文档级安全包括知识密级，只能搜索有权查看的内容。文档创建后，进行权限设计，包括阅读、修改、删除的权限；严格控制各种角色的访问权限，知识查看、下载和编辑权限支持灵活控制，可以向指定用户进行授权，用户也可以申请上述权限； 
  
  私密和绝密知识支持根据共享需要发布到自定义和默认群组中，群组发布针对不同的共享需求具有极大的灵活性和可操作性。文件及知识点通过水印标识，用户打开知识内容页面后系统基于用户Id自动生成水印覆盖在页面上，使通过拍照、截图等操作带来的知识泄密变得有据可查，实现可追溯；文件服务器存储文件及知识，全部加密。 
  
 
  
  
  （二）知识搜索门户-自服务知识集约化，打破系统间知识壁垒，进一步扩展知识源，丰富学习内容，优化知识，构建“企业百度”提高系统可用性，以及智能语义搜索提高搜索准确性和易用性。改变由客服人员使用知识库为客户提供服务的方式，建设面向客户的互联网知识搜索平台，将传统客服知识库能力对互联网各渠道用户开放，为提供互联网客户自助服务能力，方便客户在互联网平台进行知识检索，帮助客户简单迅速解决疑问。培养用户自服务习惯，从根本上减少人工服务成本。 
  
  通过企业统一知识搜索引擎，企业内部各部门员工都可以搜索到各自领域的知识，及时、全面、精准获得解答，实现以用促用，开放的知识应用支撑，减少分散搜索的重复工作。 
  
  快捷检索能力，提供类似于百度、淘宝、天猫、京东等主流检索展现支撑方案，提供热词提醒关联、标签搜索能力等； 
  
  可实现多维度条件检索、全文搜索、多词搜索，可实现拼音、首字母、错别字、近义词识别、快速联想提醒，可根据业务类型配置搜索逻辑。搜索热词提示,将系统热词，知识标题自动加入下拉提示词中，当用用户光标定位搜索栏，即提示热点问题。拼音搜索,系统具备拼音、文字转换能力，支持拼音输入，用户无需切换输入法即可进行搜索。 
  
  智能分析用户搜索意图，自动学习并给出相关搜索词推荐，减少词库配置工作量，降本增效。 
  
 
  
  
  （三）知识展现引入互联网元素的UED设计互联网化操作界面，提升客户体验和操作效率。界面美化简化、准确简洁高效检索。知识快速分类定位能力，采用主流互联网企业的类似产品分类的展现方式，便于快速、准确、定位知识点。平面化化展现设计，提升知识被定位效率及准确性。采用主流互联网网扁平化设计，提升整个页面优化交互性。 
  
 
  
  
  （四）知识管理、多专业库并存统一知识库平台，支持企业内不同专业知识库进驻。支持灵活配置各专业库知识目彔、模板、权限属性等信息统一界面风格，同时支持根据个性化需求进行二次开发。知识平台满足不同业务角色知识管理。 
  
  新知识库构建目的为更好的支撑各种业务角色使用，提升各个业务角色的工作效率。针对一线用户（普通用户/企业内部用户）为统一服务标准和经验知识查看；针对后端管理及支撑人员（普通采集人员/企业员工）为管理知识和沉淀经验知识管理。 
  
  内部知识管理提供私人知识管理能力，实现企业内部的个人知识沉淀以及信息共享，提供笔记式知识管理模式，提升企业内部办公效率。支持个人知识、客服知识以及公开客户知识的转换。 
  
  建立知识业务管理流程，完善知识周期管理，满足知识管理过程可追溯，满足不同业务角色对知识的规范管理。建立闭环知识流程，包括业务部门知识需求发起-知识采编-知识审核-知识发布-知识反馈-知识下线等全程闭环管控。 
  
  知识库系统实现对知识管理的核心业务流程进行监控，如数据采集、知识索引创建、搜索引擎状态、热词搜索进行全时段进行监控，保证知识生成到知识发布的整个过程可视化管理，便于维护人员及时发现问题，及时进行干预，提升整个知识库系统的高可靠性和易维护性。 
  
 
  
  
  （五）知识分享知识库打通与企业内其他生产信息系统（如市场营销管理、客服信息管理等），以模板化的方式实时读取营销活动信息、资费信息、投诉信息等，作为后续各类知识采编的素材，真正实现统一搜集、统一整理、统一管理；智能分析推送能力，基于搜索引擎智能分析能力，将分析准确知识点推送给一线最终用户，提升知识点利用率，同时减低使用人员使用繁琐度。 
  
 
  
  
  （六）知识运营建立知识评价体系：从知识采编及时率、知识贡献量、知识搜索量、知识满意度等多维度对知识运营效果进行评价，并设置相关阀值，进行预警。建立积分管理体系：设定知识贡献、知识浏览等多种积分，建立积分排行榜，并且支持积分的对外应用。统计报表：报表功能优化和完善，图形化、字段的灵活组合。 
  
 
  
  
  （七）知识互助社区为客户提供相互间呼叫帮助，相互交流渠道，建设提问/解答模式的问题解答互助社区，提供客户之间业务交流的平台。依靠客户间的互助，减少客户请求人工服务的数量，降低人工成本。

6. 构建知识系统或知识管理系统

你是否有这样的情况。对某个专业，某个行业都不很熟悉，工作上有些事天天接触，那些事就熟悉一些，要你从整体上去说，就有点茫然。这是什么原因？那是没有构建知识系统。要如何做，要构建知识管理系统。
   最近在看构建知识系统方面的文章。了解到原来是没有构建知识系统。只停留在一点点事情，一点点知识上面，永远都只是皮毛。
   将构建知识系统比喻成一颗树吧！
   一、先选树苗
   选树苗就是选择自己想要学什么，要积累哪方面的知识内容。
   二、长树干
   树干就是知识的框架，或课程的大纲，如一本书的目录。寻找框架有这么几个渠道：
   1、  在网上搜索关键词进行了解；
   2、  通过豆瓣网看几本比较经典的书，买下来。从目录入手。
   3、  相关线上、线下的课程大纲。
   4、  当然也还有其他的渠道，如专家传授。
   三、补充枝叶
   看到相关的知识，就补充进来。这里要提到知识管理系统。我在用有道云笔记，当然还有印象、石墨笔记等。分门别类的把知识补充进来，设置好关键词，方便使用时提取。
   四、输出、巩固
   通过写作、讲给别人听等方式进行输出。巩固学到的知识。

7. 知识库系统

知识管理是为企业积累知识资产，更是通过知识的积累与盘活，反哺员工更快成长，并分享创造更多知识，从而形成知识累积优化的良性循环生态。而这一切的基础是员工的正向能动性。如何形成乐于分享、愿意创造知识的心态呢东软集团出品的OhwYaa 企业知识社区，通过大量调研了解企业知识管理的需求与痛点，并结合互联网+大数据的应用技术，力求打造有温度的知识社区，以满足切实需求，激发运营兴趣，使员工成为知识管理的真正核心。而“温度”的设计首先体现在OhwYaa知识社区的知识门户中。焦点图   企业大事小情的公告栏整日埋头苦干的员工们，似乎投入到两耳不闻窗外事的同时，有时与企业之间的沟通也略显生疏。通过OhwYaa知识社区中知识门户的焦点图展示，公司有了新的发展动态，对需要员工知晓的，或者给员工提供了表达心意与激励的福利政策等，都可以第一时间接收。企业与员工的沟通变得简单而顺畅。